Vrijwilligersmanagement voor organisatoren van sportevenementen

De werkgroep sportevenementen van Sportplein Groningen organiseert een aantal keer per jaar een kennisbijeenkomst voor organisatoren van sportevenementen. Dit doen wij in samenwerking met het KennisCentrum Events Drenthe. Het doel van deze bijeenkomsten is enerzijds het inhoudelijk onder de aandacht brengen van belangrijke thema’s binnen het vakgebied event management. Anderzijds is het doel ontmoetingen tussen organisatoren en het uitwisselen van kennis en ervaringen. Woensdag 12 februari heeft er een kennisbijeenkomst plaatsgevonden op het TT Circuit in Assen over vrijwilligersmanagement. In totaal waren ongeveer 50 organisatoren aanwezig bij deze bijeenkomst.

Net als bij veel sportverenigingen is het voor organisatoren van sportevenementen vaak lastig om voldoende vrijwilligers beschikbaar te krijgen. De dynamiek van het sportevenement is echter heel anders. Waar de vereniging elke week activiteiten heeft, daar heeft een evenement een lange aanloop en vervolgens een uitvoering. Juist tijdens de uitvoering zijn vaak veel vrijwilligers nodig. Maar het is moeilijk om een band op te bouwen met mensen wiens inzet slechts 1x per jaar gevraagd wordt.

Duurzaam vrijwilligersmanagement
Hans Slender en Mieke Zijl (Lectoraat Praktijkgerichte Sportwetenschap, Hanzehogeschool) begonnen met een plenaire presentatie over vrijwilligersmanagement. Aan de hand van cijfers van het SCP en Mulier Instituut werd duidelijk dat de sportwereld het eigenlijk heel erg goed doet als het gaat om het mobiliseren van vrijwilligers. Maar wij willen natuurlijk altijd meer. Opvallend is dat uit onderzoek blijkt dat de meeste vrijwilligers een bijdrage leveren om zichzelf te ontwikkelen. Belangrijke motieven zijn nieuwe dingen leren, zichzelf ontwikkelen, dingen doen waar men goed in is. Op de tweede plaats plegen vrijwilligers inzet omdat zij graag waardering krijgen en op de derde plaats om mensen te ontmoeten en de gezelligheid. De vraag is hoe een evenementenorganisator hier op in weet te spelen. Het pleidooi van Slender en Zijl was dan ook om als organisator eerst na te denken over overkoepelend beleid en wat je te bieden hebt aan vrijwilligers.

Klik hier voor de presentatie.

In de basis lijkt vrijwilligersmanagement ook voor een evenementenorganisator op elk HRM beleid. Vraag naar arbeid en aanbod van arbeid moeten bij elkaar komen. Daarvoor moeten een aantal stappen doorlopen worden:
1. Formuleren van vrijwilligersbeleid aansluitend bij doelen van het event
2. Inpassen vrijwilligersmanagement in structuur van de organisatie
3. Taken en functies omschrijven
4. Vrijwilligers werven en selecteren
5. Vrijwilligers trainen en scholen
6. Vrijwilligers motiveren en waarderen
7. Juiste voorwaarden creëren

Voor een evenement is het belangrijk om goede contacten te onderhouden met organisaties die vrijwilligers tijdelijk beschikbaar kunnen stellen. Denk aan lokale sportverenigingen, scholen, maar ook aan organsaties als Vrijwilligers Groningen. Vooral voor een evenement is het belangrijk om een grote wervingscirkel te gebruiken, maar mensen toch proberen zo persoonlijk mogelijk te benaderen. Om de vrijwilligers de kans te geven zich te ontwikkelen is een dure cursus niet altijd nodig. Je kunt als organisator ook een trainingsavond organiseren waar ervaren krachten hun kennis overbrengen aan nieuwe vrijwilligers. In de hectiek van de uitvoering van het evenement niet vergeten om vooraf de vrijwilligers toe te spreken en achteraf te bedanken. Door het jaar heen het contact onderhouden helpt om ook bij een volgende editie weer mensen beschikbaar te hebben.

Kennisdeling
Het tweede deel van de avond werden er twee workshops verzorgt door de vrijwilligerscentrale in Drenthe. De ene workshop ging over de juridische aspecten van het inzetten van vrijwilligers bij evenementen, dan andere workshop ging over het werven en behouden van vrijwilligers. In de workshops werd er met name ingezet op het uitwisselen van ervaringen tussen organisatoren met verschillende werkvormen.

De workshop werven en behouden van vrijwilligers heeft een aantal interessante inzichten opgeleverd vanuit de groep aanwezige organisatoren. Deze praktijkervaringen zijn verzameld en uitgewerkt. Hier kan iedere organisator weer zijn voordeel mee doen. Na afloop hebben de organisatoren nog even nagepraat onder het genot van een drankje dat werd aangeboden door gastheer gemeente Assen.
Download hier de uitwerking workshop werven en behoud van vrijwilligers

Wilt u in vervolg ook bij dit soort bijeenkomsten aanwezig zijn? Neem contact op Hans Slender: h.w.slender@pl.hanze.nl